Beheer de facturering, de loonadministratie of de klantopvolging vanuit één online omgeving: de belofte is gebruikelijk, maar de keuze voor geschikte managementsoftware is gebaseerd op meer technische criteria dan het lijkt. Met de geleidelijke invoering van de verplichte elektronische facturering in Frankrijk, moeten TPE’s en PME’s de compatibiliteit van hun SaaS-tool controleren. Het vergelijken van de functionaliteiten van een online bedrijfsmanagementoplossing vereist een blik voorbij de interface.
Verplichte elektronische facturering: wat een online managementsoftware moet dekken
De verplichting om facturen in een gestructureerd elektronisch formaat uit te geven, breidt zich geleidelijk uit naar middelgrote bedrijven en vervolgens naar TPE’s en PME’s.
Een eenvoudige PDF die per e-mail wordt verzonden, is geen conforme elektronische factuur. De erkende formaten zijn Factur-X, UBL 2.1 en CII, allemaal gebaseerd op de Europese norm EN 16931. Een managementsoftware die niet van nature een van deze formaten genereert, verplicht het bedrijf om een derde partij tool toe te voegen, wat de workflow compliceert en het risico op fouten vergroot.
De hervorming vereist ook extra verplichte vermeldingen op elke factuur: het SIREN-nummer van de klant, de exacte aard van de transactie, het afleveradres wanneer dit verschilt van het factuuradres. Elke SaaS-tool die voor Franse bedrijven is bedoeld, moet deze velden in zijn factuursjablonen integreren.
Voor bedrijven die hun beheer en facturering in dezelfde omgeving willen centraliseren, bieden de online oplossingen van My Easy Business een reeks diensten gericht op TPE’s en PME’s, met ondersteuning voor de gebruikelijke administratieve verplichtingen.
Partner dematerialisatieplatform: een keuzecriterium voor SaaS-tools
Elektronische facturen moeten via een erkend partner dematerialisatieplatform (PDP) verlopen. Het openbare factureringsportaal is niet langer het centrale punt van het systeem. Elke softwareleverancier moet dus ofwel zelf de PDP-erkent krijgen, of verbinding maken met een erkend platform.
Dit technische punt is bepalend bij de keuze voor een managementoplossing. Software zonder actieve PDP-partnerschap verplicht de gebruiker om zijn gegevens te exporteren, deze opnieuw te formatteren en vervolgens via een aparte route te verzenden.
| Criterium | Oplossing met geïntegreerde PDP | Oplossing zonder geïntegreerde PDP |
|---|---|---|
| Uitgifte van conforme facturen | Direct vanuit de tool | Handmatige export naar een externe PDP |
| Ontvangst en verwerking | Geautomatiseerd in de software | Import nodig na ontvangst |
| E-reporting (B2C-verkopen, internationaal) | Geïntegreerde overdracht | Afzonderlijke verklaring vereist |
| Ondersteunde formaten | Factur-X, UBL 2.1, CII native | Variabel, soms alleen PDF |
| Risico op invoerfouten | Verlaagd (enkele stroom) | Hoog (dubbele invoer mogelijk) |
Controleren of uw software is verbonden met een erkend platform voorkomt dat u een conformiteitsprobleem ontdekt na de deadline.
E-reporting van operaties buiten B2B-facturering: een vaak verwaarloosd aspect
De hervorming beperkt zich niet tot de uitwisseling tussen bedrijven. Verkoop aan particulieren (B2C), bepaalde internationale operaties en transacties die zijn vrijgesteld van btw, zijn onderworpen aan een aparte verplichting: e-reporting. Deze operaties verlopen niet via de klassieke elektronische factureringsroute, maar moeten toch aan de belastingdienst worden gerapporteerd.
Voor een TPE die een deel van zijn omzet uit directe verkoop haalt, kan deze extra verplichting een aanzienlijk aantal verklaringen met zich meebrengen. Een managementsoftware die alleen B2B-facturering ondersteunt, laat een administratieve blinde vlek.
- B2C-verkopen moeten worden onderworpen aan e-reporting met overdracht van transactiegegevens aan de administratie, zelfs zonder elektronische factuur in strikte zin.
- Transacties met buitenlandse klanten (buiten het bereik van de Franse elektronische facturering) vallen ook onder deze rapportageverplichting.
- Transacties die zijn vrijgesteld van btw zijn niet vrijgesteld: ze moeten worden gerapporteerd volgens dezelfde tijdlijn als de klassieke elektronische facturen.
Een complete SaaS-tool voor bedrijfsbeheer moet dus zowel e-invoicing als e-reporting dekken, anders beheert de gebruiker twee parallelle stromen.
Beheer van loonadministratie en klantgegevens: integratie of stapeling van tools
Naast de facturering vormen de loonadministratie en het volgen van klantgegevens de twee andere pijlers van een bedrijfsmanagementsoftware. De centrale vraag is die van de native integratie tussen deze modules.
Een software die facturen beheert maar de loonadministratie naar een andere dienst uitbesteedt, vereist regelmatige exports, met een risico op desynchronisatie van gegevens. Omgekeerd vermindert een oplossing die facturering, loonadministratie, inkoopopvolging en klantbeheer in dezelfde omgeving samenbrengt, het aantal tools dat onderhouden moet worden.
De klantenservice speelt ook een rol in deze keuze. Een TPE zonder interne boekhouddienst heeft behoefte aan een reactieve ondersteuning, vooral tijdens belastingdeadlines. De kwaliteit van de technische ondersteuning weegt even zwaar als de functionele rijkdom in de dagelijkse ervaring van een managementsoftware.
Voordat u zich inschrijft voor een oplossing, zijn er drie concrete controles nodig:
- Genereert de software facturen in ten minste één conform gestructureerd formaat (Factur-X, UBL 2.1 of CII)?
- Is het verbonden met een erkend partner dematerialisatieplatform, of is het van plan dit te zijn vóór de deadline die van toepassing is op uw bedrijfscategorie?
- Wordt e-reporting B2C en internationaal native ondersteund, of is er een aanvullende tool nodig?
TPE’s en PME’s die hun managementsoftware nog niet hebben aangepast, hebben een extra termijn in vergelijking met grote bedrijven. Deze uitstel stelt hen in staat om het systeem te testen en technische aanpassingen te anticiperen, in plaats van in een noodsituatie te moeten overstappen. Een conforme tool nu kiezen is goedkoper dan een achterstand in regelgeving in te halen zodra de sancties van kracht zijn.
